Giới thiệu về Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM)

Tuy bạn có thể chưa từng nghe về thuật ngữ “Quản lý nội dung doanh nghiệp” trước đây, nhưng đây là một lĩnh vực quan trọng và đóng vai trò to lớn trong tổ chức của một doanh nghiệp. Đồng hành cùng sự phát triển và tiến bộ của công nghệ thông tin, ngày nay, việc quản lý nội dung doanh nghiệp trở thành công cụ không thể thiếu cho sự thành công của mọi doanh nghiệp. Bạn có biết rằng, theo một khảo sát gần đây của Forrester Research, khoảng 80% thông tin được tạo ra trong doanh nghiệp đều không được quản lý một cách chủ động?

Vậy ECM là gì? Được viết tắt từ tiếng Anh “Enterprise Content Management”, ECM là quy trình quản lý nội dung trong và ngoài một tổ chức lớn. Nó bao gồm việc tổ chức và lưu trữ an toàn thông tin quan trọng cho nhân viên, khách hàng và các bên liên quan. ECM bao gồm nhiều loại nội dung như dữ liệu có cấu trúc, không có cấu trúc, và bán cấu trúc. Mục tiêu của ECM là tối ưu hóa vòng đời của nội dung, từ thu thập đến phân phối, nhằm tăng năng suất, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro. Hệ thống ECM là các công cụ phần mềm giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều phối nội dung trong tổ chức.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ECM. Chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm quản lý nội dung doanh nghiệp là gì, nội dung mà ECM bao gồm, tại sao nó lại quan trọng và cách hệ thống ECM hoạt động. Hãy cùng bắt đầu đồng hành trên hành trình tìm hiểu về ECM và khám phá những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Quản lý nội dung doanh nghiệp là gì?

Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là quá trình tổ chức, lưu trữ và truy cập an toàn vào thông tin quan trọng cho các bên liên quan trong một tổ chức lớn. Quản lý nội dung doanh nghiệp giúp tăng năng suất, giảm chi phí và giảm rủi ro hoạt động bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc với nội dung và đảm bảo thông tin dễ tìm kiếm và truy cập.

  • ECM giúp tổ chức xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả, từ việc tổ chức thông tin trong công việc hàng ngày đến việc quản lý hồ sơ khách hàng và tài liệu quan trọng.
  • Nó cung cấp sự đồng bộ và phối hợp giữa các bộ phận và nhân viên trong tổ chức, đảm bảo mọi người đều có thể truy cập và sử dụng thông tin một cách dễ dàng.
  • ECM cung cấp khả năng lưu trữ và bảo vệ thông tin quan trọng, đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất mát hoặc truy cập trái phép.
  • Nó giúp đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tuân thủ các quy định và quy trình của tổ chức.

Quản lý nội dung doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng cho sự thành công và tăng trưởng của một tổ chức, hỗ trợ việc lưu trữ và quản lý thông tin một cách hiệu quả và bảo mật.

ECM bao gồm nội dung nào?

Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) bao gồm các loại nội dung khác nhau, bao gồm cả dữ liệu có cấu trúc, không có cấu trúc và bán có cấu trúc.

Các chiến lược truyền thống của ECM tập trung vào việc số hóa các tài liệu giấy như hóa đơn, hợp đồng và sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, ECM đã phát triển để bao gồm nội dung kỹ thuật số như email, bài viết trên mạng xã hội, tệp video và âm thanh, nội dung trên trang web và giấy phép phần mềm.

Hệ thống ECM giúp các doanh nghiệp tổ chức và tạo cấu trúc cho tất cả các loại nội dung này, giúp nhân viên tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.

Dưới đây là một số ví dụ về các loại nội dung mà ECM bao gồm:

  • Các tài liệu giấy: Hóa đơn, hợp đồng, sơ yếu lý lịch
  • Email: Thông tin từ các tài khoản email cá nhân và doanh nghiệp
  • Mạng xã hội: Bài viết, bình luận, tin nhắn từ các trang mạng xã hội
  • Video và âm thanh: Tệp video, âm thanh, ghi âm cuộc họp và buổi thuyết trình
  • Nội dung trên trang web: Trang web, blog, trang sản phẩm và dịch vụ
  • Giấy phép phần mềm: Các giấy phép phần mềm và thông tin liên quan

Với ECM, doanh nghiệp có thể quản lý và tận dụng tối đa mọi loại nội dung một cách hiệu quả, giúp cải thiện năng suất làm việc và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Hợp lý hóa vòng đời nội dung

Vòng đời nội dung là một khía cạnh quan trọng trong quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM). Nó bao gồm nhiều giai đoạn, bao gồm thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo tồn và phân phối. Trong giai đoạn thu thập, thông tin được thu thập, dù là qua biểu mẫu trực tuyến hoặc tải xuống tệp. Trong giai đoạn quản lý, quyết định được đưa ra về cách sử dụng thông tin và ai cần truy cập vào nó. Giai đoạn lưu trữ liên quan đến việc lựa chọn vị trí lưu trữ thích hợp, dù là trên trang thiết bị trong doanh nghiệp hoặc trong đám mây. Giai đoạn bảo tồn đảm bảo thông tin được bảo mật và dễ dàng truy cập. Cuối cùng, việc phân phối đảm bảo nội dung lưu thông một cách hiệu quả đến người đúng, đúng thời điểm. Tối ưu hóa vòng đời nội dung này là rất quan trọng cho ECM hiệu quả.

Tại sao quản lý nội dung doanh nghiệp lại quan trọng?

Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là một yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp vì những lợi ích mà nó mang lại.

Việc tập trung và chuẩn hóa nội dung thông qua ECM đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm có đủ thông tin cần thiết để đưa ra quyết định hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, tổ chức các dự án và cộng tác một cách hiệu quả.

ECM hiệu quả cải thiện năng suất bằng cách loại bỏ việc tìm kiếm thông tin không cần thiết và giảm thiểu việc sao chép nội dung. Nó cũng giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa quy trình làm việc và giảm yêu cầu lưu trữ vật lý.

Hơn nữa, ECM giảm rủi ro bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung cho việc quản lý nội dung, đáp ứng các yêu cầu quy định và giảm thiểu rủi ro về bảo mật. Cuối cùng, ECM thúc đẩy tính nhất quán trong nội dung bằng cách triển khai các quy trình tiêu chuẩn hóa và cung cấp một nguồn thông tin duy nhất cho nhân viên.

Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp hoạt động như thế nào?

Một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) giúp tối ưu quá trình vòng đời thông tin trong tổ chức. Nó hoạt động như một trung tâm để lưu trữ và truy cập thông tin quan trọng của công ty, giúp người dùng đưa ra quyết định thông minh nhanh chóng.

ECM cung cấp một loạt các tính năng và khả năng quan trọng, bao gồm tùy chọn linh hoạt để nhập liệu tài liệu, cho phép nhập các nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc vào kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn. Hệ thống này cũng cung cấp một kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn và có thể kiểm soát, đảm bảo rằng việc truy cập vào thông tin nhạy cảm bị giới hạn chỉ định cho người dùng được ủy quyền.

Ngoài ra, hệ thống ECM còn cung cấp việc truy cập được tối ưu, cho phép người dùng phân loại và tìm kiếm các hồ sơ sử dụng siêu dữ liệu, tên thư mục, tiêu đề và nhiều hơn nữa. Công cụ tự động hóa được cung cấp bởi hệ thống ECM giúp loại bỏ các công việc thủ công, nâng cao hiệu quả và giảm sai sót.

  • Tính năng linh hoạt để nhập liệu tài liệu
  • Kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn và có thể kiểm soát
  • Truy cập được tối ưu
  • Công cụ tự động hóa

Hệ thống ECM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách tăng cường sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho quản lý nội dung. Với sự trợ giúp của ECM, tổ chức có thể tăng cường khả năng ra quyết định, tăng cường hiệu suất làm việc và giảm sai sót.

Tính linh hoạt của các lựa chọn nhập liệu tài liệu

Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) cung cấp các tùy chọn nhập liệu tài liệu linh hoạt, cho phép người dùng nhập khẩu thông tin có cấu trúc và không có cấu trúc vào hệ thống lưu trữ kỹ thuật số an toàn. Điều này bao gồm việc quét thông tin phi kỹ thuật số và thêm các tệp như file PDF, hình ảnh, video và âm thanh. Một số công cụ ECM sử dụng học máy để tự động phân loại và phân loại tài liệu, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót do con người. Ví dụ, hệ thống SharePoint của Microsoft cung cấp tính năng tự động gắn thẻ để giúp phân loại dữ liệu và cải thiện kết quả tìm kiếm.

Một kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn và có thể kiểm soát

Một trong những tính năng quan trọng của một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là việc cung cấp một kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn và có thể kiểm soát cho việc lưu trữ nội dung. Điều này cho phép tổ chức xác định quyền truy cập, đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem, chỉnh sửa và tạo tài liệu.

Việc cải thiện bảo mật là một yếu tố quan trọng nhằm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu. Ví dụ, các hệ thống ECM có thể được sử dụng để lưu trữ hợp đồng nhân viên, cho phép mỗi người dùng chỉ có quyền truy cập vào hợp đồng của mình và cho phép nhân viên phòng nhân sự truy cập vào tất cả hợp đồng nhân viên. Tích hợp quản lý tài liệu giúp rút ngắn quá trình kiểm duyệt và hủy bỏ tài liệu, đơn giản hóa việc quản lý quyền và gia tăng năng suất công việc. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu bằng cách sử dụng metadata, tên thư mục, tiêu đề và các tiêu chí khác.

Công cụ tự động hóa

Công cụ tự động hóa là một tính năng đáng giá của các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM). Những công cụ này giúp loại bỏ các tác vụ thủ công, tăng hiệu suất và giảm sai sót. Một số hệ thống ECM có thể tự động xóa hoặc làm nổi bật các tài liệu trùng lặp, phân phối tài liệu đến người dùng phù hợp vào thời gian thích hợp, phân loại các tài liệu mới, thêm siêu dữ liệu để tìm kiếm dễ dàng và thông báo cho người dùng được chỉ định khi người khác xem hoặc chỉnh sửa tài liệu. Các tính năng tự động hóa trong các hệ thống ECM tạo ra quy trình kinh doanh nhanh hơn, không có sai sót và tiết kiệm chi phí. Theo một cuộc khảo sát, 62% các nhà lãnh đạo kinh doanh đã áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đánh giá tự động hóa là “rất” hoặc “cực kỳ” quan trọng đối với công ty của họ.

Những lợi ích của quản lý nội dung doanh nghiệp

Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó tăng năng suất bằng cách cung cấp thông tin dễ dàng truy cập, loại bỏ việc tìm kiếm nội dung và giảm sự trùng lặp nội dung. Điều này giúp các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và tăng cường sự cộng tác.

ECM cũng giúp giảm chi phí hoạt động bằng cách tự động hóa quy trình làm việc và giảm yêu cầu lưu trữ vật lý. Việc chuyển đổi nội dung từ giấy sang số còn giúp giảm yêu cầu về không gian lưu trữ vật lý. Hơn nữa, hệ thống ECM đảm bảo tuân thủ các quy định và giảm rủi ro về an ninh, từ đó giảm thiểu rủi ro hoạt động và pháp lý. Cuối cùng, ECM thúc đẩy tính nhất quán của nội dung bằng cách thực hiện các quy trình tiêu chuẩn hóa và cung cấp một nguồn thông tin duy nhất cho nhân viên.

Những tính năng quan trọng khi lựa chọn hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp

Khi chọn một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM), việc xem xét các tính năng và khả năng cụ thể là rất quan trọng. Những tính năng này bao gồm:

  1. Lựa chọn linh hoạt của phương pháp nhập liệu tài liệu: Hãy chọn một ECM hỗ trợ nhiều phương pháp nhập liệu để cho phép dễ dàng nhập các loại thông tin khác nhau vào kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn. Điều này có thể bao gồm những tài liệu có cấu trúc và không có cấu trúc, ví dụ như hợp đồng, email, tài liệu nghiên cứu và nhiều loại thông tin khác.
  2. Kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn và có thể kiểm soát: Đảm bảo rằng hệ thống ECM cung cấp một kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn và có thể kiểm soát, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập thông tin đó. Điều này giúp tăng cường an ninh và giảm rủi ro về việc vi phạm dữ liệu.
  3. Truy cập thông tin thông qua cách thức hợp lý: Hãy chọn một hệ thống ECM cho phép người dùng phân loại và tìm kiếm tài liệu bằng cách sử dụng thông tin về thuộc tính, tên thư mục, tiêu đề và nhiều tiêu chí khác. Việc truy cập thông tin dễ dàng giúp tăng cường khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin.
  4. Công cụ tự động hóa: Công cụ tự động hóa có sẵn trong hệ thống ECM giúp loại bỏ các tác vụ thủ công, tăng cường hiệu quả và giảm thiểu lỗi. Điều này bao gồm các tính năng như tự động xóa hoặc làm nổi bật các tài liệu trùng lặp, phân phối tài liệu cho người dùng phù hợp vào thời điểm thích hợp, phân loại tài liệu mới, thêm thông tin về thuộc tính để tìm kiếm dễ dàng và thông báo cho người dùng đã chỉ định khi người khác xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Việc xem xét những tính năng này sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn hệ thống ECM phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp phổ biến

Có nhiều hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) phổ biến trên thị trường. Một số hệ thống ECM nổi tiếng bao gồm Microsoft SharePoint, IBM FileNet, OpenText ECM Suite, Alfresco ECM và Laserfiche ECM. Tất cả những hệ thống này đều cung cấp nhiều tính năng và khả năng để giúp doanh nghiệp quản lý nội dung một cách hiệu quả. Mỗi hệ thống đều có điểm mạnh và tính năng độc đáo của riêng nó, vì vậy quan trọng là doanh nghiệp phải đánh giá các yêu cầu cụ thể và mục tiêu của mình khi chọn hệ thống ECM.

Lựa chọn hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp phù hợp

Khi lựa chọn hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM), rất quan trọng để chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức của bạn. Hãy xem xét những yếu tố như tính linh hoạt của các lựa chọn nhập liệu tài liệu, tính an toàn và kiểm soát do kho lưu trữ kỹ thuật số cung cấp, và các tính năng tự động hóa mà hệ thống cung cấp. Ngoài ra, đánh giá khả năng mở rộng và tích hợp của hệ thống ECM để đảm bảo nó có thể phục vụ cho sự phát triển trong tương lai và tích hợp mượt mà với phần mềm và hệ thống hiện có. Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng, đọc các đánh giá và tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp có quyết định thông minh trong việc chọn hệ thống ECM.

Các bước triển khai hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp

Khi triển khai hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM), bạn cần tuân thủ các bước thực hiện sau:

  1. Đánh giá nhu cầu quản lý nội dung của tổ chức: Xác định những gì bạn mong muốn đạt được từ ECM và đánh giá yêu cầu cụ thể của tổ chức.
  2. Chọn hệ thống ECM phù hợp: Nghiên cứu và lựa chọn hệ thống ECM phù hợp với nhu cầu của bạn dựa trên khả năng, tính năng và uy tín của nhà cung cấp.
  3. Chuẩn bị và tổ chức dữ liệu để di chuyển: Xác định và chuẩn bị dữ liệu hiện có để di chuyển vào hệ thống ECM.
  4. Cấu hình hệ thống ECM: Tùy chỉnh cấu hình hệ thống ECM để đáp ứng yêu cầu cụ thể của tổ chức.
  5. Kiểm tra tính năng và hiệu suất của hệ thống: Tiến hành kiểm tra hệ thống ECM để đảm bảo tính năng hoạt động và hiệu suất đạt yêu cầu.
  6. Đào tạo nhân viên về việc sử dụng hệ thống ECM: Đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống ECM một cách hiệu quả và tối ưu.
  7. Triển khai hệ thống trong toàn bộ tổ chức: Đưa hệ thống ECM vào sử dụng trên toàn bộ tổ chức và đảm bảo quá trình triển khai diễn ra thành công.

Triển khai một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp thành công đòi hỏi sự lên kế hoạch và giao tiếp đúng đắn trong suốt quá trình thực hiện.

Các bước hợp lý hóa vòng đời nội dung trong ECM

Trong quá trình quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM), có một số bước để hợp lý hóa vòng đời của nội dung. Các bước này bao gồm:

  1. Capture: Capture Các thông tin bằng cách thu thập nội dung từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như hệ thống CRM, email, và tài liệu giấy.
  2. Manage: Quản lý việc sử dụng và truy cập thông tin bằng cách xác định quyền truy cập, phân loại nội dung và gắn thẻ đúng metadata để dễ dàng tìm kiếm.
  3. Store: Lưu trữ nội dung tại một vị trí phù hợp, có thể là lưu trữ trực tuyến hoặc lưu trữ dự phòng để đảm bảo an toàn cho thông tin.
  4. Preserve: Bảo tồn thông tin an toàn và dễ dàng truy cập trong thời gian dài, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về bảo mật và tuân thủ quy định pháp lý.
  5. Distribute: Phân phối thông tin một cách hiệu quả cho người đúng đúng thời điểm, từ việc chia sẻ tài liệu trong tổ chức đến gửi thông báo và báo cáo cho các bên liên quan.
  6. Archive/Remove: Lưu trữ dữ liệu hoặc xóa bỏ dữ liệu theo yêu cầu và quy định về tuân thủ và bảo vệ dữ liệu.

Bằng việc tiến hành các bước này, nội dung sẽ được quản lý một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro hoạt động và cải thiện năng suất công việc.

Kết luận

Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là một quy trình quan trọng để tổ chức và quản lý thông tin trong một doanh nghiệp lớn. ECM giúp tăng cường năng suất làm việc, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro hoạt động. Với những tính năng linh hoạt như lựa chọn đa dạng nhập liệu và khả năng tự động hóa công việc, ECM đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một nguồn thông tin tin cậy và dễ dàng truy cập.

ECM cung cấp một kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn và có thể kiểm soát, đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu. Bên cạnh đó, tính năng tự động hóa trong ECM giúp giảm thiểu các công việc thủ công và hỗ trợ tổ chức trong việc nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Vì vậy, việc lựa chọn hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp phù hợp và triển khai nó một cách kỹ lưỡng là quan trọng để đảm bảo một quy trình quản lý thông tin hiệu quả cho tổ chức của bạn. Đánh giá cẩn thận các tính năng và khả năng của hệ thống ECM, cũng như xác định nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức, sẽ giúp bạn chọn được hệ thống ECM phù hợp nhất với yêu cầu của mình.

Liên kết nguồn

https://www.semrush.com/blog/enterprise-content-management/

Tham khảo thêm các dịch vụ tại đây: https://jiker.agency/